Publicidad y Relaciones Públicas del Consejo

Glosario

Glosario terminológico de relaciones públicas/publicidad

Mensaje
Un mensaje es la información que desea comunicar a su público meta o clave.

Lista de medios
Una lista de medios es una lista de periódicos, revistas, estaciones de radio y televisión en su área. Usted dirigirá sus actividades de relaciones públicas a estos medios.

Público meta o clave
El público meta o clave es el principal grupo de personas a las que desea llegar con su mensaje. Su público puede incluir familias, jóvenes, etc.

Comunicados de prensa o noticia
Un comunicado de prensa o noticia es el comunicado escrito de una actividad o programa de interés periodístico para ser distribuido a los medios impresos (periódicos y revistas) y/o al radio y  la televisión.

Fotografía para publicación
Incluye una fotografía y una pequeña descripción escrita de la misma para ser distribuida a los medios impresos.

Alerta a los medios
Una alerta a los medios es una comunicación escrita con anticipación acerca de un evento próximo que contiene los detalles de quién, cómo, dónde, cuándo y por qué, para ser distribuido entre los medios impresos, radio y televisión con el fin de motivar su asistencia y cobertura.

Aviso de Servicio Público
Un Aviso de Servicio Público (Public Service Announcement, o PSA) es un comunicado escrito, por audio, video o diapositivas acerca de una actividad o evento de servicio comunitario para ser distribuido entre periódicos o estaciones de radio y televisión.

Artículo de Fondo
Un artículo de fondo posee un enfoque más amplio que un comunicado de prensa y a menudo incluye ángulos de interés humano. Se distribuye para ser difundida entre los medios impresos, radio y televisión.

Acceso a cable local
Muchas empresas de cable locales tienen canales de acceso para programas de origen local o que provienen de organizaciones comunitarias o  de individuos. Estos canales ofrecen oportunidades publicitarias.

Vocero para los medios de comunicación
Un vocero es una persona designada por su consejo para que hable con los medios, analice los programas y proporcione información.

Mención mediática
Una mención mediática o un artículo acerca de su programa o actividad en un periódico o revista, radio o televisión es un ejemplo de mención mediática, ya sea propuesta por su consejo o iniciada por los mismos medios. Una cobertura de calidad mencionará el nombre de su organización y su consejo.

Reconocer las anécdotas periodístico

Cómo reconocer las anécdotas con interés periodístico

La información que se envía a los editores y difusores de radio y televisión debe describir eventos locales, oportunos y dignos de ser publicados y que llamen la atención de los lectores, radioescuchas o auditorio. A continuación se encuentran ejemplos de las actividades del consejo que pueden resultar interesantes para los medios. No cabe duda de que habrá otras relacionadas con su consejo y comunidad.

• Premios entregados a los miembros o al consejo y premios que el consejo entrega a otros;
• Número de miembros reclutados durante una campaña de membresía;
• Nuevos funcionarios;
• Campeonato de Tiro Libre de Baloncesto y Competencia de Fútbol Soccer
• Programas para ciudadanos de la tercera edad;
• Programa de Reembolso de Apoyo a las Vocaciones (RSVP);
• Proyectos de recaudación de fondos para personas con discapacidad intelectual y/o física;
• Cursos de Resucitación Cardiopulmonar (CPR) u otros cursos relacionados con la salud;
• Renovación extensiva o inusual de la iglesia;
• Programas de préstamos a estudianes, ganadores de becas;
• Otros servicios comunitarios o proyectos de recaudación de fondos;
• Apoyo de Caballeros de Colón en desastres naturales;
• Asistencia activa a familias que sufrieron desastres personales, pérdidas o enfermedades;
• Premios del consejo a la “Familia del Año” y el “Caballero del Año”;
• Resultados locales de la Encuesta Annual de Actividades Fraternales;
• Contribuciones financieras a instituciones comunitarias;
• Aniversarios importantes o actividades relacionadas;
• Casi todo lo que es superlativo: lo más grande, más pequeño, más viejo o más novedoso.

Noticias “gancho”

Encontrar un ángulo que interese a los medios no siempre es fácil. Está claro que la rapidez es importante pero, también es importante enfocarse en algún aspecto del programa o evento que sea interesante para los medios y el público. Es lo que se llama “noticia gancho”.

A manera de ayuda para la planeación, desarrolle y mantenga un calendario de “eventos motivadores”: una lista cronológica completa de las iniciativas previstas y de acciones que tienen potencial para potencial de convertirse en “noticias gancho”.

• Para Caballeros de Colón, las noticias gancho importantes podrían ser:
• Anuncio de nuevos funcionarios;
• Ganadores del Campeonato de Tiro Libre o de la competencia de Fútbol Soccer en un consejo local, de distrito, de estado o a nivel internacional;
• La cantidad de dólares recaudados para la comunidad mediante esfuerzos de recaudación de fondos con ejemplos del destino del dinero y su uso;
• Cómo se benefician los ciudadanos de la tercera edad con los programas de la Orden, con ejemplos de uno o dos individuos;
• La participación de los Caballeros más jóvenes o más ancianos;
• Un proyecto de servicio comunitario interesante, con las horas de trabajo y el número de voluntarios que participan;
• Resultados de la Encuesta Anual de Actividades Fraternales.
• Estos puntos no sólo resultarán noticias interesantes, sino que también ofrecerán excelentes oportunidades para fotografías e historias sobresalientes. Por ejemplo, envíe una fotografía del Campeonato de Tiro Libre o ayude a los medios a realizar un artículo de fondo sobre un ciudadano de la tercera edad que ha recibido ayuda de un programa de Caballeros de Colón. Si toma una fotografía, asegúrese de que ésta tenga calidad profesional, una imagen clara y bien definida con buen contraste y un tema interesante.
• Use su imaginación y no tema pedir la opinión de sus contactos en los medios. En muchos casos descubrirá que están ansiosos por ayudarlo. Están tan ansiosos como Usted de publicar una buena historia.

Los mecanismos

La mecánica de la publicidad y las relaciones públicas

Medios impresos, radio y televisión.
Los medios de comunicación se dividen en dos principales grupos: medios impresos y medios de difusión electrónicos. Ambos deben usarse para difundir información acerca de sus activadades locales.

Medios impresos

• Los periódicos incluyen los diarios, los semanarios y los periódicos comunitarios: publicaciones laicas, diocesanas, étnicas y del consejo de estado.
• Las revistas incluyen las publicaciones comunitarias y estatales, las publicaciones de empresas y asociaciones así como revistas de interés general y especializado, como publicaciones deportivas, juveniles y Columbia.
• Los boletines de noticias incluyen boletines de consejo, de iglesia y de organizaciones (ciudadanos de la tercera edad, cámaras de comercio, clubs de servicio locales) y publicaciones de bibliotecas y escuelas.

Medios de difusión electrónicos

• El radio incluye AM, FM y estaciones en línea con noticias, segmentos de comentarios y espectáculos.
• La difusión televisiva incluye redes de estaciones de televisión, estaciones independientes y locales (y sus páginas web).
• La televisión por cable incluye estaciones con programas de origen local. No todas las empresas locales de televisión por cable tienen capacidad para una programación local, por lo que es importante revisar las listas de las televisoras o llamar al operador de televisión local por cable para saber qué estaciones tienen programación local.

Definir mercados clave
Para que tenga éxito un programa de relaciones públicas/publicidad, es fundamental llegar a las personas adecuadas con el mensaje adecuado. Primero, analice el tema de su mensaje. ¿Quién debe recibir el mensaje? ¿El mensaje está destinado a familias, jóvenes, líderes de la comunidad, gente de negocios o el público en general?

Mientras desarrolla su lista de medios, puede ir vinculando su público meta con los medios apropiados para llegar a él. Los medios pueden indicarle quién es su audiencia.

Por ejemplo, si su consejo en Peoria planea una importante actividad o evento que requiere de apoyo público, el medio apropiado es el Journal-Star de Peoria, no el Chicago Tribune.

Duplicados
Su comunicado debe ser un duplicado claro en el papel apropiado con el encabezado de Caballeros de Colón. Asegúrese de que los duplicados son legibles y no tienen manchas.

Distribución
Para distribuir una noticia y publicar un comunicado es necesario prestar atención a diversas cuestiones prácticas.

Entrega a mano
Si Usted está en una pequeña comunidad, quizás le convenga entregar a mano sus comunicados, ya que constituye un toque personal.

Fax o e-mail
La mayoría de los reporteros tienen preferencias personales para recibir comunicados de prensa. Un reportero puede tener un e-mail, pero quizás prefiera recibir un comunicado urgente vía fax o en otra forma de “papel”.

Entrega por correo normal
Si envía sus comunicados por correo, hágalo por correo de primera clase y envíelos a nombre de un contacto específico. Llame a los medios para saber el nombre de la persona a la que debe dirigirlo.

Distribución electrónica
Existen servicios profesionales que se especializan en la distribución de comunicados de prensa mediante telegrama o cablegrama directamente a las salas de prensa de los medios. Si tiene cualquier actividad que es particularmente oportuna o importante y posee un interés que va más allá de su comunidad local, este medio puede ser útil.

Momento oportuno
Para tener éxito, la publicidad debe ser oportuna. Así también, el éxito o fracaso de un evento a menudo depende de la publicidad que rodea al evento. Su consejo debe usar publicidad con dos propósitos principales: (1) para anunciar futuros eventos con el fin de lograr una plena participación de los miembros o el público y, (2) para informar a los miembros y al público acerca de los logros del consejo y de la Orden.

La oportunidad de sus comunicados puede ser la diferencia entre obtener o no cobertura de los medios. Debe programar los comunicados de los futuros eventos para que los medios los tengan a mano al menos dos semanas antes del evento o actividad. Déles seguimiento con llamadas telefónicas unos días antes del evento.

Para comunicados que se relacionan con nuevos miembros o funcionarios, los resultados de recaudación de fondos y otras actividades, planee hacer llegar estos comunicados a los medios lo más rápido posible a más tardar unos días después del evento o actividad. Las noticias viejas no son noticia.

Su credibilidad como fuente de información se verá debilitada si hace llegar las invitaciones a los medios a última hora o envía la información cuando ya se ha realizado el programa o el evento. Tampoco recibirá la cobertura deseada. Dése un tiempo adecuado para preparar y distribuir su material.

Creación y actualización de las listas de medios
Un componente clave de cualquier acción de relaciones públicas es una lista de medios actualizada y precisa. Para crearla, puede consultar su directorio telefónico local para obtener una lista de los periódicos, revistas, estaciones de radio, televisión y cable. Revise la Asociación Internacional de Comunicadores de Negocios, la Sociedad de Relaciones Públicas de Estados Unidos o Women in Communication.

My probablemente dichas organizaciones cuentan con directorios de medios locales ya preparados, o quizás puedan identificar empresas independientes que vendan listas de medios. Su biblioteca local seguramente posee libros sobre los medios, como el Directorio Bacon’s de radio/TV/periódicos/revistas o el Directorio Gale de publicaciones y medios de difusión. Incluya también en su lista los boletines de la iglesia y el consejo de estado así como los periódicos diocesanos.

Para los periódicos, el contacto indicado normalmente es el editor de la ciudad o de la religión. Para televisión, radio y estaciones por cable, el contacto indicado es el editor o director de asignación de noticias. El aviso de servicios públicos (PSA) debe dirigirse al director de servicios públicos. La mejor forma de descubrir quién es el contacto más apropiado es llamando y preguntando: ¿Quién es la persona más interesada en recibir un comunicado acerca de (tema)?” Recuerde que los comunicados de diferentes temas deben dirigirse a diferentes personas en la misma publicación. Cuando llame a los medios para preguntar el nombre del contacto, también puede preguntar cuál es la mayor audiencia para ese periódico, revista o estación.

Debe conocer las fechas de cierre de los medios de su lista. Los medios le proporcionarán con gusto esta información. Recuerde que incluso en la misma publicación, los diferentes departamentos pueden tener diferentes programas de cierre. Anote cuál es la mejor forma de hacer llegar las noticias a su contacto: fax, correo, entrega a mano o e-mail. Debe planear la actualización de su lista cada tres meses. En el medio de los negocios, existe mucha movilidad. Con una rápida llamada telefónica puede verificar que su contacto aún está ahí.

Establecer relaciones con los medios
Después de haber creado su lista de medios, el siguiente paso es acreditarse personalmente ante sus contactos de noticias. Procure que sus conversaciones sean cortas y concretas, particularmente con los periódicos y estaciones de televisión en las grandes ciudades. Recuerde siempre estas sencillas directrices cuando se ponga en contacto telefónico con la “persona indicada”.

• Identifíquese a Usted mismo, a su organización y el propósito de su llamada (para presentarse como representante de relaciones públicas de Caballeros de Colón).
• Los editores y las difusoras trabajan con fechas de cierre, así que pregunte siempre si es oportuna su llamada. De no ser así, pregunte cuándo puede llamar otra vez.
• Una vez que tiene a su contacto, puede llamar por teléfono o fijar una cita para entrevistarse con él y hablarle acerca de las próximas actividades del consejo y determinar qué tipo de información le puede ser útil en el futuro.
• Siempre agradezca el tiempo que se le otorga. Cuando haya establecido una relación básica, siga llamando a su contacto de vez en cuando. No se convierta en una molestia, ya que los editores y difusores son gente ocupada. No pregunte si usarán su historia.
• Recuerde que su historia compite con muchas otras por un espacio limitado y que no siempre logrará obtener la cobertura. Los medios no tienen la obligación de cubrir sus noticias.
• Exigir su apoyo pondrá en peligro su relación.
• Envíe ocasionalmente una nota agradeciendo a sus contactos la ayuda prestada a su consejo.

Consejos prácticos

Sugerencias prácticas para publicidad y relaciones públicas

Lineamientos para enviar el material a los medios escritos
Incluso si posee la información adecuada, no cumplir con unos cuantos lineamientos puede arruinar su oportunidad de lograr la cobertura de los medios. El material escrito que menos esfuerzo requiera por parte del editor es el que tiene más posibilidades de publicarse. Cuando envíe cualquier material escrito (incluyendo comunicados de prensa, fotografías y alertas mediáticas) a un editor o difusor, siempre asegúrese de lo siguiente:

• Recuerde que la apariencia de sus comunicados de prensa u otra correspondencia refleja el profesionalismo de Caballeros de Colón y el suyo propio.
• Mantenga la información tan breve y concisa como le sea posible.
• Escriba los comunicados a doble espacio en papel membretado de 8 ½” por 11” con encabezado de Caballeros de Colón; de ser posible use únicamente el anverso del papel.
• Cree márgenes de al menos 1” en ambos lados del comunicado para modificaciones y notas.
• Incluya el nombre de la persona de contacto de Caballeros de Colón, su título y su número de teléfono en el ángulo superior derecho de la primera página del comunicado. Si no tiene papel membretado, agregue el nombre del consejo y su dirección en esta área de información.
• Preceda su primer párrafo con la ciudad y estado/provincia (en mayúsculas) donde se originó la información, así como la fecha del comunicado.
• Si su historia tiene una extensión de más de una página, use la palabra “continúa” al final de cada página, excepto de la última. Identifique la segunda y siguientes páginas con números y una referencia del tema para que en caso de que se separen las páginas, después puedan quedar en secuencia.
• Emplee el símbolo “###” con autocentrado después del último párrafo para indicar el final del comunicado.
• En todo comunicado de prensa debe incluirse la descripción convencional de Caballeros de Colón y su misión.
• Conserve copias de toda información enviada para futuras referencias.
• Distribuya su material a mano, mediante fax, e-mail o correo regular. Para su plan de distribución, dependiendo de la importancia del tiempo y las fechas de cierre de los diversos medios medios, debe considerar todos los modos de distribución.

Lineamientos para comunicados de prensa (para medios escritos o de difusión)

• En su comunicado emplee un encabezado de acción que resulte llamativo (título).
• Identifique el propósito principal u objetivo de su comunicado y haga de él su “entradilla” en el primer párrafo del artículo. Escriba su entradilla de manera que llame y mantenga la atención del editor.
• Asegúrese de que su comunicado contesta seis importantes preguntas acerca del tema: quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué.
  Al escribir su comunicado, ponga siempre la información más importante al principio. Organice la información en orden de importancia descendente, con los hechos menos importantes al final. (Cuando los medios acortan el comunicado, a menudo eliminan el final y de esta forma quedarán incluidos los hechos más importantes).
• Asegúrese de que los nombres, números, citas y otra información objetiva son correctos. Asegúrese también de que las citas se atribuyen a la persona correcta, incluyendo el nombre de la persona y su título.
• Conserve la información objetiva, evite opiniones, excepto en el caso de las citas.
• Para toda persona citada en el comunicado, obtenga siempre su consentimiento verbal o escrito para poder publicar su nombre y declaración.
• Conserve su comunicado corto y concreto. Un comunicado de prensa debe estar bien centrado y tratar un tema a la vez. Llame por teléfono para asegurarse de que se recibió su comunicado. Esté preparado para enviar otra copia si al editor le interesa la historia pero no puede localizarlo o no recuerda haberlo recibido.

Lineamientos para publicación de fotografías.

• A los periódicos envíe impresiones en papel brillante de 4” x 5” o de 5” x 7”. La revista Columbia prefiere fotografías a color.
• Cuando tome una fotografía, asegúrese de que el fondo es sencillo y de que está despejado.
• Siempre que sea posible, trate de incluir personas en la foto. Debido a que estarán representando a Caballeros de Colón, asegúrese de que se vean arregladas y cómodas, no posando. También intente incluir alguna identificación de Caballeros de Colón… broches, estandartes, chamarras y playeras, gorras, etc.
• Intente captar una acción que cuente una historia con su fotografía. Por ejemplo, en lugar de tomar una foto de un Caballero entregando un cheque al administrador del hospital local, realice una toma que muestre el uso de la donación, como un paciente usando el equipo, etc.
• Obtenga el consentimiento escrito de todas las personas que aparecen en la fotografía. Es útil tener preparado un consentimiento de fotografía que está disponible en la página Web.
• Siempre envíe un pie de foto a máquina, identificando a las personas de izquierda a derecha. Revise bien los nombres y los títulos. Use papel de 81/2”  x 11”. Escriba el pie de foto en la mitad inferior y pegue la foto en la mitad superior.
• Nunca escriba en la fotografía ni al reverso de la misma, y no la engrape en un comunicado de prensa.
• Envíe las fotos solo a los medios impresos. Excepción: algunas estaciones de televisión pueden usarlas como fondo para el comunicador que cuenta la historia.
• Realice un seguimiento telefónico para estar seguro de que se recibió su foto y vea si podría usarse.
• No pida a los medios que le devuelvan las fotos. Haga suficientes copias para conservar una en su archivo.
• Nota: Si tiene acceso a la tecnología, los medios impresos y electrónicos actuales pueden usar photos vía e-mail. Pregunte a sus contactos si les interesa este medio.

Lineamientos para alerta mediática (para medios impresos y de difusión)

• Envíe alertas mediáticas para anunciar un evento próximo y para motivar a los medios a asistir.
• En la parte superior de la hoja escriba “Alerta Mediática”.
• Escriba un encabezado corto y llamativo (título) destinado a llamar la atención de los medios.
• La alerta mediática nunca debe rebasar una página. Mientras más corta mejor.
• Haga una lista de quién, qué, dónde, cuándo y las fotos con palabras claras y sencillas. Dígale a los medios POR QUÉ deben cubrir el evento.
• Confirme telefónicamente si se recibió la alerta y vea si el editor o el medio de difusión planean cubrir el evento.

Lineamientos para los artículos de fondo

• A diferencia de las historias de “noticias duras” que se centran siempre en datos concretos (nombres, números, eventos específicos, etc.), los artículos de fondo tienden a concentrarse en el “interés humano” de las personalidades y relaciones personales.
• Un artículo de fondo puede tratar, por ejemplo, de ciertas personalidades, de la historia de los programas o de la Orden misma de Caballeros de Colón.
• La mayoría de las veces, es el medio mismo el que escribe el artículo de fondo. Usted debe interesar a los medios para que la escriban o la produzcan.
• Para “lanzar” o comunicar a los medios la posibilidad de un artículo de fondo, debe escribir una pequeña sinopsis de la idea y llamar a un representante específico del medio de comunicación para hablarle acerca de su historia.
• Después de la comunicación oral, envíe una carta con su sinopsis.
• Normalmente, un artículo de fondo se ofrece como “exclusiva”. Esto significa que Usted lo ofrece solo a un medio, a diferencia del comunicado de prensa, el comunicado de fotografías y los avisos de servicio público, que deben enviarse a todos los medios al mismo tiempo. Si el primero lo rechaza, puede ofrecerlo a otro, y luego a otro. No intente despertar el interés de más de un medio a la vez por su artículo de fondo.

Lineamientos para avisos de servicio público

• Use los avisos de servicio público (PSAs) para anunciar una actividad comunitaria de Caballeros de Colón abierta al público (por ejemplo, el Campeonato de Tiro Libre o un programa de recaudación de fondos) o para proporcionar información de uso comunitario (por ejemplo, un mensaje de seguridad para jóvenes o una actividad familiar). Las actividades de recaudación de fondos para los necesitados, proyectos comunitarios especiales y eventos especiales pueden ser temas apropiados para los avisos de servicio público.
• Para el radio, póngase en contacto con el director de servicio público de las estaciones e identifique el formato de sus avisos de servicio público. La mayoría son de 30 segundos, pero algunos transmiten avisos de 60 segundos. Tiene dos opciones: puede escribir su aviso y cronometrar su lectura en voz alta para que se ajuste a los 30 ó 60 segundos, o también puede grabarlo para distribuirlo a las estaciones. Vea con las estaciones qué requieren.
• Para la televisión, póngase en contacto con los directores de servicio público de las estaciones para conocer sus especificaciones sobre estos avisos, incluyendo su extensión y el uso de audiovisuales. Normalmente éstos pueden ser tanto diapositivas como videos. Puede proporcionar los audiovisuales apropiados con su guión o pedir que una productora local realice el aviso de servicio público. Aunque sus audiovisuales no tienen que ser llamativos o comerciales, deben ser claros, interesantes y profesionales.
• Es importante que con la grabación proporcione una carta diciendo por qué el aviso de servicio público es importante y de interés para el auditorio local.
• Sin importar qué formato use para radio y televisión, siempre incluya una una copia escrita del mensaje (todo escrito en mayúsculas, a doble espacio, con una especificación de la extensión del anuncio). En la parte superior de la hoja escriba “Aviso de Servicio Público”.
• Cuando escriba su aviso, recuerde que su texto se leerá en voz alta. Léalo usted mismo en voz alta para darse cuenta de cómo se oye.
• Asegúrese de que su aviso está dirigido al director de servicio público de cada estación de radio o televisión.
• Confirme por teléfono que se ha recibido y de que es adecuado para ponerlo al aire.
• Si Usted está produciendo su propio video aviso de servicio público, no necesita ser muy sofisticado, pero debe cumplir con las normas de difusión. Debe filmarlo un camarógrafo profesional. Puede localizar una empresa de producción en las páginas amarillas del directorio telefónico. No sería apropiado usar una cámara de video doméstica.
• A veces, el Consejo Supremo produce avisos de servicio público para radio y televisión que los consejos pueden obtener sin costo alguno para proporcionarlos a los medios locales. Los consejos pueden ayudar a obtener más tiempo al aire para un aviso de servicio público llamando a los directores de servicio público de las estaciones locales para motivarlos a transmitirlo enfatizando la importancia de su mensaje para la comunidad local.

Boletín y página web

Boletín de noticias del consejo y página web

Boletín de noticias del consejo
El boletín de noticias del consejo obtiene apoyo de los miembros para sus actividades y motiva el interés en Caballeros de Colón.

Debe designarse un editor para el boletín del consejo. Éste debe poseer un agudo sentido de organización y administración, así como un olfato especial para las noticias. Sus tareas incluyen ponerse en contacto con los funcionarios del consejo y los presidentes de comités para obtener artículos de interés, solicitar avisos publicitarios, escribir editoriales y supervisar el diseño de la publicación.
Use los mismos lineamientos para fotos, artículos de fondo y comunicados de prensa para crear artículos para el boletín de noticias del consejo. Envíe una copa de su boletín al Departamento de Servicios Fraternales del Consejo Supremo, 1 Columbus Plaza, New Haven, CT 06510-3326.

A continuación encontrará sugerencias para un contenido apropiado.

• Los artículos de fondo y los comunicados de prensa creados para periódicos y revistas locales. Si un artículo es de interés para el público en general, sin duda será del interés de los miembros del consejo.
• Los anuncios de eventos planeados por el consejo y las noticias especiales sobre los asuntos del consejo, como cuotas, elecciones, etc.
• Una columna regular del Gran Caballero para poner de relieve noticias importantes y dar crédito a los logros de los miembros destacados.
• La información recibida de la oficina del Consejo Supremo, como películas de Caballeros de Colón en la televisión o campañas de cartas a los legisladores.
• Una columna del capellán para comentar temas pertinentes.
• Informes de los directores de Programas de Servicio sobre las actividades planeadas.
• Extractos de los discursos de los dignatarios visitantes.
• Un calendario de los próximos eventos para consulta rápida de los miembros.
• Listas de cumpleaños, aniversarios, fallecimientos, felicitaciones, etc.
• Promociones de campañas de membresía.
• Columna de seguros de Caballeros de Colón escrita por el agente general o el agente de ventas.
• Noticias acerca de las ejemplificaciones de Primero, Segundo y Tercer grado.
• Reimpresiones de Knightline o del Suplemento del Programa sobre noticias e ideas de programación de interés para todos los miembros.

El formato del boletín de noticias del consejo dependerá del presupuesto y el volumen de noticias de que se disponga. Haga que su boletín de noticias luzca lo mejor posible. La legibilidad es tan importante como los artículos bien escritos. De ser posible, procure que un diseñador profesional o un editor en su consejo diseñe su boletín de noticias. Cuando cree un plan de diseño, tenga en mento lo siguiente:

• Asegúrese de indicar el número de consejo y su ubicación en un espacio visible del boletín.
• No intente poner demasiada información en cada página ya que será difícil leerla. Asegúrese de dejar “espacios en blanco” alrededor de los artículos y las ilustraciones.
• No use más de dos tipografías. El uso de muchos estilos diferentes crea confusión a la vista.
• Las fotografías y las ilustraciones ayudan a crear interés en el lector. Pueden usarse las ilustraciones “clip art” de Caballeros de Colón para agregar gráficos al boletín de noticias del consejo. La sección “clip art” de www.kofc.org contiene muestras de diversos emblemas de la Orden, de temporada, de programación, de membresía e ilustraciones religiosas así como otras imágenes. Asegúrese de que las fotografías y las ilustraciones se relacionen con la historia y que cada foto esté claramente identificada.

Página Web del consejo
Hoy muchos consejos cuentan con páginas Web en la red. Pueden encontrarse fácilmente y ofrecen muchas ideas que su consejo podría adoptar o modificar para su propio uso. Virtualmente, todos lo libros de Internet “cómo hacerlo” proporcionan instrucciones fáciles de seguir para el proceso de crear su propia página Web.

Como en todo lo que se refiere a las relaciones públicas, tenga en mente sus objetivos básicos de comunicación y los intereses de las audiencias clave a las que desea llegar. Además de cualquier otra información que ofrezca en su página Web, asegúrese también de hacer llegar sus comunicados de prensa y de que también estén accesibles desde su página de inicio. Una vez que haya creado una página Web de su consejo, manténgala al día con material actualizado y promuévala mediante todo su material de relaciones públicas. Asegúrese de incluirla con el número de teléfono del consejo, la dirección de correo, así como de e-mail en donde aparezca, especialmente en los comunicados de prensa del consejo. Puede incluir un enlace a la página del Consejo Supremo – www.kofc.org – o enlaces a la página de su consejo de estado u otros consejos cercanos. Antes de publicar material de otra página o de cualquier otra fuente, debe solicitar la autorización y dar crédito.

Anuncios publicitarios
Muchos consejos financían toda su publicación mediante aceptando anuncios publicitarios cuidadosamente seleccionados. Con fines de planeación editorial y financiera, es más eficiente obtener anuncios de un grupo específico de publicistas que paga una tarifa fija a cambio de la publicación en cada número a lo largo del año fraternal, que intentar vender anuncios individuales mensualmente. Cuando solicite publicidad para su publicación, tenga en mente la siguiente resolución adoptada por la Junta de Directores de Caballeros de Colón en 1985:

 “POR VOTACIÓN, la Junta de Directores reafirma su posición respecto a la prohibición de que las publicaciones fraternales (estado, capítulo, asamblea, consejo o corporaciones) acepten avisos publicitarios y artículos noticiosos relacionados directa o indirectamente con la venta y servicio de seguros de vida o médicos que no correspondan al programa de seguros que promueve la Orden, y que la violación de esta regla por parte de cualquier publicación llevará a la prohibición del uso del nombre y emblema de la Orden por dicha publicación”.

Personas con discapacidad intelectual

Para dirigirse a personas con discapacidad intelectual 
Los miembros de Caballeros de Colón realizan una gran labor para ayudar a personas con discapacidad intelectual. Cuando su consejo trabaje para mejorar la calidad de vida de personas con discapacidad intelectual, puede ser útil seguir algunos lineamientos para referirse a estas personas. El lenguaje diario y el de los boletines de consejo, informes de comité, carteles, folletos y comunicados de prensa, debe ser preciso y considerado al referirse a personas discapacitadas. A continuación encontrará algunas expresiones que “DEBEN y NO DEBEN” usarse:

• DEBE escribir o hablar acerca de “personas con discapacidad intelectual” y no de “retrasados”. No debe identificar a la persona con una etiqueta: dé lugar a que tener una discapacidad intelectual sea solo una de las muchas formas en que se puede describir a una persona. Además, dé prioridad a la persona antes que a su condición: probablemente “personas con discapacidad intelectual” es la mejor expresión.
• NO DEBE referirse a todas las personas con discapacidad intelectual como si se tratara de niños. Se debe hablar con los adultos con discapacidad intelectual y acerca de ellos como adultos. Un artículo del boletín de noticias que normalmente se referiría a un adulto como “William C. Smith”, no debe referirse a un adulto con discapacidad intelectual como “Billy” o tratarlo como niño.
• NO emplee términos negativos como “víctima de”, “afectado por”, “sufre de”, “desafortunado”, etc. cuando describa a un individuo con discapacidad intelectual. Diga que alguien “usa silla de ruedas” y no que “está lisiado” o que “está condenado a una silla de ruedas”.
• NO insinúe enfermedad cuando hable o escriba acerca de alguien con discapacidad intelectual. Esta persona no está “enferma” y Usted no puede “contagiarse”.

Lo más importante es que todas las personas con discapacidad – mental, física o emocional – siguen siendo personas. Hable o escriba acerca de ellas con el mismo respeto que merece cualquier ser humano. Recuerde que la forma en la que se refiere a la gente tiene un gran impacto en la forma en que los demás la perciben.

“Campaña para personas con discapacidad intelectual”
Uno de los programas más exitosos y populares realizados por los consejos de estado y locales de Caballeros de Colón para beneficiar a personas con discapacidad intelectual, es la recaudación de fondos en la que los consejos recaudan donativos afuera de las tiendas y en las esquinas. En agradecimiento, se ofrece al donador un caramelo, a menudo un Tootsie Roll. La gran notoriedad de este programa ha hecho que esta campaña se conozca como “Colecta Tootsie Roll”.

El nombre es comprensible pero engañoso.

Caballeros de Colón no tiene un lazo oficial con Tootsie Roll o su fabricante. De hecho, muchos consejos participan en la misma campaña de recaudación de fondos pero distribuyen otros artículos. Al referirse a este programa debe poner de manifiesto el bien que hace el dinero y no publicitar un caramelo. Por estas razones, es altamente recomendado que el proyecto se promueva como “Campaña para personas con discapacidad intelectual” en lugar de “Colecta Tootsie Roll”.

Otras posibilidades

 Otras posibilidades de relaciones públicas y publicidad
Un buen presidente del comité de relaciones públicas siempre debe buscar formas adicionales de publicitar y promover las actividades de su consejo. Además de los medios usuales – boletín del consejo, periódico local, radio, televisión, Columbia – considere el uso de estos medios de comunicación:

• Publicaciones de plantas e industrias locales. Las publicaciones de empleados de las industrias de la zona a menudo se interesan en noticias de los clubs a los que pertenecen los empleados. Llame al editor para saber si usan tales noticias.
• Publicidad exterior. La industria de la publicidad exterior aporta espacio anualmente tanto de manera nacional como local. Los grupos locales pueden obtener espacio poniéndose en contacto y hablando de los méritos de su programa con un miembro de Outdoor Advertising Association of America, Inc., en su ciudad o su zona. Si no conoce el nombre del miembro, puede obtenerlo llamando a: OAAA, Inc., 1850 M Street, NW, Suite 1040, Washington, D.C. 20036, (202) 833-5566, or www.oaaa.org. La Orden promueve o pone a disposición, por un precio razonable, carteles espectaculares que promueven temas como “Cristo en la Navidad”, provida, etc.
• Folletos gratuitos de promociones en tiendas. Estos volantes semanales o quincenales se concentran en publicidad de tiendas de alimentos y otros minoristas. Además de publicidad contienen noticias.
• Correo directo. Las tarjetas de correo permiten a los consejos llegar a su audiencia clave con un mensaje conciso. Las tarjetas son buenos recordatorios para el registro de votantes, elecciones, votación de referendos, bazares, beneficios, ventas de garage, asuntos fraternales, de la iglesia y la escuela.
• Carteles. Los carteles atractivos en las ventanas crean alerta acerca de eventos especiales. Haga uso del talento de los artistas de su consejo o bien, contrate a un profesional para diseñar un cartel; también puede usar los carteles que ofrece la oficina del Consejo Supremo. Siempre retire los carteles tan pronto como el evento que publicita haya concluido. Esto le da la oportunidad de agradecer a quienes lo exhibieron y contarles acerca del éxito del evento.
• Publicidad en centros turísticos y de convenciones. En muchos centros turísticos y de convenciones, la cámara de comercio publica folletos con eventos de interés para los visitantes. Éstos se distribuyen por medio de hoteles y moteles de la zona.
• Panfletos, tableros de aviso, altavoces. En algunos lugares son populares pero en otros desaprobados. Asegúrese de que son aceptados en su zona.

El emblema de la Orden

Reglas que rigen el uso del emblema de la Orden

Bajo las reglas de la Junta de Directores que rigen el uso del nombre y el emblema de la Orden, aplica lo siguiente:

a. El nombre y el emblema de la Orden, el nombre de todo consejo de estado, capítulo o asamblea, el número de todo consejo o las palabras consejo, capítulo o asamblea no deben usarse en o en relación con ninguna publicación sin la autorización expresa de la Junta de Directores.

b. Dicha publicación debe declarar que es un órgano del consejo de estado, o de un consejo, capítulo o asamblea subordinado, y no de la Orden en sí.

c. La publicación deber ser propiedad del consejo de estado, o de un consejo, capítulo o asamblea subordinado, y todos los recibos o erogaciones en relación con la publicación de dicho documento deben manejarse de misma forma que otros fondos del consejo de estado, o del consejo, capítulo o asamblea subordinado.

d. Si es publicada por un consejo de estado, la publicación debe estar sujeta a censura por parte del diputado de estado; si es publicada por un consejo subordinado, por parte del diputado de estado o gran caballero; si es publicada por un capítulo, por parte del diputado de estado o el presidente del capítulo; si es publicada por una asamblea, por parte del el maestre y el fiel navegante; y dichos diputados de estado u otros funcionarios serán responsables de todo el contenido, incluyendo de la publicidad que en ella aparezca.

e. La fijación de cuotas por parte del consejo de estado o de los consejos, capítulos o asambleas subordinados con el fin de publicar el documento es ilegal.

f. El emblema de la Orden y el nombre “Caballeros de Colón” no debe usarse en relación con ningún otro emblema, que no sea la bandera nacional o el escudo del país, o en relación con cualquier nombre que no sea el nombre del consejo de estado o el consejo subordinado u otra rama de la Orden.

g. Una copia de toda edición regular o especial de la publicación debe archivarse en la secretaría suprema.

h. Lo estipulado en los incisos 6, 7, 9, 10, 11, 18, 19, 22 y 23 de la Sección 162 de las Leyes de la Orden debe observarse estrictamente, los párrafos aplicables a lo anterior son:

6. Insubordinación premeditada, desacato o desobediencia de las órdenes legales de la autoridad superior;

7. Crear escándalo, conducta escandalosa o prácticas impropias de un miembro de esta Orden;

9. Decir, escribir, imprimir o publicar cualquier asunto o declaración que se considere perjudicial para la armonía y buen orden de Caballeros de Colón, o que pueda crear discordia y conflictos entre los miembros o a crear escándalo público o que cause este efecto;

10. Enviar a consejos subordinados, consejos de estado o a sus funcionarios o miembros o delegados de los consejos de estado o al Consejo Supremo escritos, impresiones o declaraciones tendientes a difamar o desprestigiar a funcionarios o directores de la Orden o las decisiones, reglamentos o acciones de los funcionarios o directores de la Orden o sus políticas sin permiso de la Junta de Directores;

11. Usar el nombre de Caballeros de Colón o su membresía en la Orden en relación con cualquier negocio, empresa social u otro, sin la autorización de la Junta de Directores.

18. Usar de manera impropia el nombre de la Orden o representarla sin tener autoridad para hacerlo;

19. Hacer declaraciones injustas o falsas, acusaciones o difamación personal de o contra cualquier funcionario de la Orden en su personalidad como funcionario;

22. Realizar solicitudes de ayuda o contribuciones dentro del estado, distrito o territorio sin el consentimiento y la aprobación del diputado de estado o territorio, o fuera del estado, distrito o territorio, sin la aprobación de la Junta de Directores;

23. Realizar peticiones o solicitar, en virtud de su membresía de Caballeros de Colón, ayuda, asistencia o apoyo en beneficio de candidatos a funcionarios (incluyendo delegados a consejos de estado o supremo) o anunciarlos en otra sociedad o cuerpo o en la Orden. Todo miembro que a sabiendas permita o acceda a dichas peticiones o solicitudes de apoyo, si es electo, será descalificado del cargo.

i. Solo pueden solicitarse suscripciones o publicidad en la jurisdicción del estado o consejo, capítulo o distrito en que se edita la publicación.

j. No está permitida la publicación de publicidad política o anuncios de candidatos para cargos públicos o cargos en otra sociedad o en la Orden.

k. En la publicación no se permite la publicidad de cerveza, vino, licor o de establecimientos destinados a su venta.

Estas reglas están vigentes y son válidas para cualquier publicación actualmente en existencia o que existiere en el futuro.

El nombre “Caballeros de Colón” y el emblema de la Orden están protegidos por la ley federal de marcas registradas. Esta protección se concede al Consejo Supremo.

Las imágenes de “Clip Art” de Caballeros de Colón impresas o electrónicas son propiedad de Caballeros de Colón y están protegidas por las leyes estatales y federales. Solo pueden usarse bajo las relgas del Consejo Supremo.

Apéndice

Apéndice de publicidad y relaciones públicas del consejo

Para ayudar a su consejo a planear sus relaciones públicas y su publicidad, los enlaces que vienen a continuación llevan a varios ejemplos de comunicados de prensa, otro material, e instrucciones sobre el uso del emblema de la Orden.

Enlaces a documentos de muestra de publicidad y relaciones públicas

• Comunicado de prensa sobre donaciones caritativas
• Comunicado de prensa sobre funcionarios electos recientemente
• Comunicado de prensa para el Campeonato de Tiro Libre
• Comunicado de prensa para Certamen de Carteles de Concientización del Abuso de Sustancias Tóxicas
• Comunicado de prensa para Competencia de Fútbol
• Comunicado de prensa para el Trofeo Consejo Estrella
• Noticia de alerta mediática
• Comunicado de autorización de fotografía
• Comunicado de información de fotografía
• Anuncio en servicio público